Organiser son travail, encadrer les missions de ses équipes, sans oublier de gérer son quotidien personnel voire même l’agenda bien chargé de nos progénitures… tout cela devient souvent un casse-tête pour bon nombre d’entre nous.
Alors prenons le problème à bras-le-corps et découvrez notre sélection d’outils web qui vont vous simplifier la vie au quotidien !
Agenda
Premier indispensable quand on parle organisation : l’agenda ! Vous gardez peut-être un petit faible pour le traditionnel agenda papier, on peut le comprendre… mais quand vous aurez goûter aux nombreuses fonctionnalités de Google Agenda vous aurez du mal à vous en passer.
Outre le fait de pouvoir conserver tous vos rendez-vous à portée de clic, vous l’aurez toujours à dispo dans votre smartphone grâce à l’appli mobile.
Jusque là, rien d’extraordinaire, me direz-vous. Voici les fonctionnalités utiles au quotidien :
- la création et l’affichage de plusieurs agendas.
- le partage d’agenda avec les personnes de votre choix (et avec différents niveaux d’autorisation d’accès)
- la création d’événements récurrents
- l’intégration d’adresse de rdv en lien avec google map (très pratique pour lancer le gps directement depuis l’agenda)
- le rappel des rdv par notification ou email
- l’invitation par mail de plusieurs personnes directement lors de la création du rdv (idéal pour les réunions d’équipe par ex)
Pour ma part, j’utilise plusieurs agendas en parallèle : 1 agenda perso pour mes rdv administratifs ou médicaux par exemple, 1 agenda professionnel pour gérer mon activité pro (comme son nom l’indique), 1 agenda « familial » partagé avec mon conjoint nous permet de noter les rdv médicaux ou périscolaires des enfants, les invitations chez les amis, les vacances scolaires, etc. Enfin, j’accède aussi aux agendas partagés de la salle de réunion des locaux que je partage avec d’autres sociétés et à celui de mon associée. Pour éviter l’effet « kaléidoscope » produit par 6 agendas partagés, je sélectionne uniquement ceux dont j’ai besoin à l’instant T 😉
Framadate
Framadate ou comment fixer une date de réunion en quelques clics.
Vous choisissez les dates et horaires qui vous conviennent le mieux et vous faites un sondage parmi vos invités, le créneau horaire qui récolte le plus de voix est sans doute le bon !
Un outil simple, rapide et open source.
Restons dans la gestion de votre calendrier avec cet outil qui va vous faire gagner un temps fou dès qu’il s’agit de trouver un créneau pour un rdv avec un client / prospect ou autre.
Fini les échanges de mail à n’en plus finir. Avec Calendly, vous intégrez vos disponibilités (ou vous connectez votre agenda), vous choisissez le type de rdv possible (événement de 15, 30 ou 60 minutes) et vous envoyez un lien personnalisé. Ce sont vos interlocuteurs qui planifieront directement un rdv selon vos disponibilités grâce au lien reçu.
Trello
Trello est un outil collaboratif pour orchestrer tous types projets. Il fonctionne sous forme de tableaux de bord, listes et cartes (=action) que l’on peut simplement cliquer/glisser d’une liste à l’autre. Très simple d’utilisation mais aussi très puissant que ce soit pour gérer des projets en équipe ou traiter son organisation perso.
Si vous cherchez à organiser vos réunions d’équipes, gérer les nouvelles demandes de vos clients, programmer les différentes relances, établir un calendrier éditorial ou planifier vos prochaines vacances… je vous conseille de tester cet outil ! Il est disponible en version gratuite jusqu’à 10 tableaux d’équipe.
Le petit plus, c’est que l’équipe Trello vous propose toute une séléction de modèles pour vous inspirer !
Chez Les Mordues, on l’utilise pour gérer nos projets clients et aussi pour hiérarchiser nos priorités quand on se sent un peu débordées ;-)…
Dashlane
Qui dit usages numériques dit… mots de passe 
Soyons honnêtes, se souvenir des très nombreux identifiants et mots de passe utilisés lors de nos pérégrinations numériques est souvent mission impossible, surtout si on est attentif à la sécurité de nos données.
Pour remédier à cette charge mentale, nous avons opté pour le gestionnaire de mots de passe Dashlane. En version gratuite, l’appli vous permet de sauvegarder jusqu’à 50 mots de passe sur un appareil. La version payante (très abordable) offre un stockage illimité, le partage sécurisé et la synchronisation sur un nombre illimité d’appareils. Ajoutons à cela la saisie automatique des formulaires et des moyens de paiement et un générateur de mots de passe forts… bref, cette application est rapidement devenue, pour nous, addictive et indispensable.
Bien entendu, des outils, des applications de productivité et d’organisation il y en a plein d’autres et pour la plupart de très bonne qualité !
Nous espérons que notre sélection totalement subjective vous aidera à faire votre choix.
Si vous êtes perdu.e dans la jungle des outils web, nous pouvons vous aider à cerner votre besoin et trouver les outils qui vous correspondent.
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